Iwona Mieczyńska – Coach & Trener

Obecny czas, to trudny czas dla nas wszystkich. Nagle wszyscy musimy być w domu, pracować i uczyć się. Jak w takim razie, to wszystko ogarnąć? Co jako mama, żona i przedsiębiorca powinnam zrobić by być efektywną? Jak nie pozabijać wszystkich w domu by mieć chwilę dla siebie, na swoją pracę zawodową? Jak przeprowadzić swoją rodzinę przez ten trudny dla wszystkich czas i nie zwariować? Mam na to wszystko swoje sposoby. Odkąd założyłam firmę pracuję w domu i już od dłuższego czasu, te sposoby na efektywną pracę mi się sprawdzają.

Podczas kwarantanny swoje mieszkanie 3 pokojowe w bloku przeorganizowałam w taki sposób by każdy znalazł w nim przestrzeń dla siebie na pracę, naukę, zabawę i odpoczynek.

Ten czas bycia w domu, to wspaniała możliwość samodzielnego ustalania sobie godzin pracy, przerw, a w międzyczasie czas na nadrobienie zaległości w domowych obowiązkach. Praca zdalna przynosi wiele korzyści, ale wiąże się również z pewnymi wyzwaniami, o których warto pamiętać. Brak motywacji z zewnątrz, rzadsze kontakty towarzyskie i konieczność wyrobienia sobie samodyscypliny. Oto kilka moich zasad, które pozwolą skupić się na pracy przy jednoczesnym korzystaniu z uroków bycia w domu:

STWÓRZ PRZESTRZEŃ DO PRACY.

Na czas kwarantanny przeorganizowaliśmy przestrzeń w mieszkaniu i w obecnym czasie mamy przestrzeń na pracę, zabawę, odpoczynek i relaks .

W naszym domu powstały strefy, sypialnia przeorganizowała się w strefę relaksu i spania, łazienka to nasze domowe SPA. Kuchnia to otwarta przestrzeń dla wszystkich głodnych i spragnionych. Pokój syna przekształcił się w strefę ciszy, pracy i nauki a pokój córki w strefę gier i zabaw. Dzięki temu nikt z nas nie jest sam, każdy może w określonej części mieszkania pracować lub się bawić. Ja zyskałam miejsce do pracy a dzieci do nauki. Gdy przychodzi czas na przerwę lub zabawę nikt nikomu nie przeszkadza.

STWÓRZ STAŁY HARMONOGRAM DNIA.

Wspólnie z rodziną ułożyliśmy stały harmonogram dnia.

Będąc współautorami czujemy się za niego współodpowiedzialni i chętniej go przestrzegamy. Spisaliśmy i powiesiliśmy w widocznym miejscu.

Nasz harmonogram uwzględnia pory posiłków, czas na ich przygotowanie, odrabianie lekcji, czas na pracę i na regenerację. Trochę różni się on w zależności od dnia tygodnia. Harmonogram ułatwia nam skupienie się. Ogranicza rozpraszacze i daje poczucie bezpieczeństwa dzieciom.

W naszym harmonogramie wspólnie ustaliliśmy przerwy na odpoczynek i zabawę.

Nasz mózg potrzebuje zmiany bodźców, inaczej jego percepcja jest zaburzona. W brew przekonaniom przerwa nie jest stratą czasu. Bez niej spada nasza koncentracja i robimy więcej błędów.

Zastosowaliśmy tu technikę Pomodoro, którą opracował Włoch Francesco Cirillo pod koniec lat 80. ubiegłego wieku. Jej nazwa nie pochodzi od warzywa jak mogło by się wydawać, a od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora, którego używał twórca metody. Ideą tej techniki jest wyznaczenie sobie czasu na pracę o określonej długości ( tradycyjnie jest to 25 min) i na odpoczynek.

Przedstawię ją Wam w 6 krokach.

1. Wybierz zadanie nad którym chcesz pracować, podziel je na etapy, i określ pierwszą czynność jaką zamierzasz wykonać.

2. Ustaw czasomierz na 25 min.

3. Pracuj do momentu, kiedy czasomierz zadzwoni.

4. Odhacz wykonaną czynność na swojej liście zadań.

5. Po każdej wykonanej czynności zrób krótka przerwę ( 3-5 minut) i wróć do kroku 2

6. Po wykonaniu 4 zaplanowanych czynności zrób dłuższą przerwę ( 15-30 min.) a następnie wróć do kroku 2 jeśli jest taka konieczność.

Przy stosowaniu tej metody ważne jest byście potrafili określić czas jaki zajmuje wam wykonanie danej czynności. I ściśle trzymali się wyznaczonych 25 minut.

Korzystanie z tej techniki zyskujesz:

>większe skupienie się na pracy w określonym czasie.

>mniejsze ryzyko rozproszenia przez otaczające Cię dystraktory( rozpraszacze)

>większą motywację

>częste regenerujące przerwy, które pozwalają pracować dłużnej i wydajniej.

Przerwy można wykorzystać na wiele różnych sposobów.

Spacer na balkonie, przewietrzenie pokoju pracy.

Powkładanie lub wyciągniecie naczyń ze zmywarki,

Wstawienie prania

Powieszenie prania

gimnastyka i rozciąganie np. pozycje jogi i wiele różnych czynności, które przyjdą ci do głowy.

Efektywna praca wymaga przewietrzonego i dotlenionego mózgu. Jeśli zatem chcecie by Wasza praca była bardziej konstruktywna raz dziennie wyjdźcie z domu na krótką przebieżkę lub spacer.

Zakładam, że skoro pracujecie w domu, to Wasza praca w dużej mierze opiera się na działaniach przy komputerze. A jak wiadomo Internet jest niezmierzony i nigdy nie wiesz jakie ciekawe rzeczy kryją się pod nadsyłanymi przez znajomych linkami. Dlatego też warto skorzystać z darmowego lub płatnego programu (np. Desk Time) nadzorującego twoją pracę. Jak taki program działa? To bardzo proste: na początku dzielicie w nim programy i strony internetowe na te, które służą Wam do pracy oraz na te, które są jedynie rozrywką. Dzięki temu już po pierwszym tygodniu pracy w domu uzyskacie informacje na temat tego ile czasu realnie spędzacie na pracy.

UBIERZ SIĘ TAK JAK BYŚ MIAŁ IŚĆ DO PRACY, CZY SZKOŁY.

Czy do pracy, szkoły poszlibyście w dresie? Pewnie nie, więc do pracy w domu także tego nie róbcie. Nie chodzi o to, żeby siedzieć w garniturze czy w szpilkach w domu (ale jak ktoś ma ochotę to nic nie stoi na przeszkodzie). Jednak porządny, ale wygodny strój (czyli tak zwany casual) wpływa na naszą pewność siebie i poziom zaangażowania. Ubranie się wprowadza nas w rytm dnia. Daje sygnał naszemu mózgowi że teraz jest czas na pracę. Zjedz śniadanie. Jeśli lubisz poranną kawę. Wypij ją zawsze po tym, jak już się ubierzesz i ogarniesz.. Poranna toaleta rozbudzi Was i wprowadzi w stan wyższej efektywności.

PRZYGOTUJ LISTĘ RZECZY DO ZROBIENIA

Lista rzeczy do zrobienia sprzyja koncentracji, oszczędza czas i zwiększa efektywność. Bez niej działa się chaotycznie – krąży wokół tych samych zagadnień i traci czas na czynności mało ważne.

Ja Listę zadań przygotowuje sobie zawsze wieczorem dzień wcześniej ponieważ rano mam na to zbyt mało czasu a lista zadań zrobiona wieczorem pozwala mi od razu przejść do pracy. Na mojej liście jest zazwyczaj 10 punktów, bo wiem, że tyle jestem w stanie zrobić.

Zdarza mi się czasem, że w ciągu dnia zamiast zadań z listy, pierwszeństwo uzyskują działania pilne. Nie martwię się tym dopóki te zadania stanowią 10% mojej listy. Jeśli jest inaczej – wtedy zastanawiam się nad przyczyną. Czasem jest to efekt braku asertywności i realizowanie cudzych zadań. Zauważyłam że nagła zmiana mojej listy najczęściej skutkuje przypadkowością mam wówczas poczucie zmarnowania czasu.

Gdy chcę maksymalnie zwiększyć swoją efektywność wówczas robię listę zadań na wolne 5-10 min przerwy. Dzięki temu każda wolna chwila jest produktywna. W tym czasie odpisuje na maile sprawdzam komentarze na INSTAGRAMIE i FACEBOOKU, LINKEDIN wówczas mam czas wykonać zaległe telefony lub poszukać informacji w sieci.

Motywacja zależy od działania a nie działanie od motywacji

Gdy widzę na swojej liście odhaczone punkty i realizowane zadania działa to na mnie mobilizująco. Nawet jeśli nie uda mi się zrealizować wszystkiego, to i tak gdy zobaczę rezultaty, mam większą motywację do dalszej pracy! A to co dziś nie zrobiłam przenoszę na dzień następny.

ZACZYNAJ OD SPRAW NAJTRUDNIEJSZYCH.

Odłożone na później trudne sprawy absorbują Waszą energię, obciążają Was i dezorganizują pracę. Zdekoncentrowanie sprawia, że nie jesteście w stanie pracować na 100%. Brain Tracy nazywa takie niezałatwione sprawy – żabami. I jak radzi, wykonuję je zaraz jak się pojawią. Daje mi to powód do dumy i motywacje do dalszych działań!

Dzięki technice POMODORO dzielę swój czas pracy na blok czasowe to taki czas, jaki przeznaczam na wykonanie określonego działania. A korzyści ze stosowania bloków czasowych mam mnóstwo ponieważ bloki czasowe podnoszą moją koncentrację, ograniczają wielozadaniowość, oszczędzają mój czas, dają mi poczucie kontroli.

W blokach uwzględniłam też czynności domowe, jak powieszenie prania, rozładowanie zmywarki. I te zadania delegowałam na innych domowników. Jeśli bym tego nie zaplanowała, to by, to cały czas mnie rozpraszało.

Bardzo ważne wydaje mi się też, to żebyście o tych blokach czasowych poinformowali domowników żeby nie przeszkadzali w tym czasie kiedy pracujecie.

Najlepiej jeśli o wyznaczonej godzinie wyłączycie komputer, albo przynajmniej programy, które służą Wam tylko do pracy. To bardzo ważny punkt, nawet jeśli Wasza praca jest waszym hobby. Warto postawić granice chociażby dlatego, żeby nie przyzwyczajać klientów do telefonów o każdej porze. Ta sama zasada tyczy się rodziny i znajomych. Przez to, że pracuję w domu, moi najbliżsi uważali, że mogą mnie angażować do wszystkich możliwych zajęć. W końcu byłam dostępna 24 godziny na dobę. W tej sytuacji musiałam wyznaczyć nieprzekraczalną granicę pracy i bycia w domu do dyspozycji rodziny a także i na swój odpoczynek. W blokach czasowych uwzględniłam też czas na życie rodzinne na zabawy z dziećmi, wieczór z mężem, odpoczynek. Pracując w domu, łatwo się zatracić i poświęcać pracy całą dobę. Zaplanowany czas prywatny zwiększył moją satysfakcję z życia i pozytywnie wpłynął na relacje z najbliższymi.

NAGRADZAJ SIĘ I DOSTRZEGAJ SUKCESY CZĄSTKOWE.

Do dalszej pracy mobilizują mnie nagrody. Dlaczego tak jest pisałam na blogu w artykule

Brakuje Ci motywacji? Pamiętaj motywacja wynika z działania a nie działanie z motywacji.

i skoro wiem, że prokrastynacja oznacza preferowanie nagrody natychmiastowej a motywacja nagrody w przyszłości to nagradzając się po wykonaniu zadania, wspieram to moje działanie, które doprowadzi do nagrody. Ja nagradzam się zazwyczaj smaczną kawą, Wy możecie tym co wam sprawia przyjemność np. smaczną przekąską, chwilą na media społecznościowe. Czasem nie nagradzam się od razu po wykonaniu zadania z listy tylko kumuluję nagrody i odraczam je w czasie i dopiero na koniec dnia się nagradzam lub nawet po całym tygodniu, miesiącu wtedy to są te większe nagrody takie jak np. wyjazd nad jezioro czy do SPA

UTRZYMUJ STAŁY KONTAKT Z INNYMI LUDŹMI

Praca w domu separuje mnie od innych. A jak wiemy człowiek jest zwierzęciem stadnym i do pełni szczęścia potrzebuje współistnieć w różnych grupach społecznych. Dlatego przy pracy w domu ważne jest to, by utrzymywać kontakt z ludźmi „z branży”. Po to by ciągle trzymać rękę na pulsie w dynamicznie zmieniającym się świecie, a dodatkowo by dostawać informacje zwrotne na temat wykonanej przez siebie pracy. Dzięki temu mogę jeszcze lepiej optymalizować swój czas i swoje działania.

Jeśli dopiero zaczynacie pracować w domu to przygotujcie się na to, że najprawdopodobniej nie będziecie realizować wszystkiego, co sobie zaplanujecie. Życie zweryfikuje czy Wasza lista zadań nie jest za długa, a wdrożenie się w home office wymagać będzie trochę czasu. Nie jest, to niemożliwe, można się tego nauczyć.